曜日ごとに異なる出店場所、期間限定の出店、突発的な週末イベント。決まった場所で営業する固定店舗と違って、キッチンカーでは、出店日ごとに管理する情報が変わります。たとえば、出店場所や搬入・撤収の時間、販売する商品などです。そのため、場所と日時をメモするだけでは、十分とはいえません。
この記事では、出店予定に紐づけて記録しておきたい6項目と、定期出店とイベント出店で異なる注意点を、順番に見ていきます。
出店予定の管理は、この3つの場面でつまずきやすい
予定管理が複雑になるほど、ミスも起こりやすくなります。中でも起こりやすいミスは、予定の重複、条件の聞き漏らし、そして当日の忘れ物です。
予定が重なっていたことに直前で気づく
イベントの出店依頼を受けて、その場で「行けます」と返事をしたものの、あとから確認すると、同じ日に別の出店予定が入っていた。
出店が週3〜5日に増えてくると、予定は頭の中だけでは追えなくなります。とくに出店依頼を電話やSNSのメッセージ、知り合いからの口頭での連絡など、さまざまな手段で受けているとなおさらです。返事をした時点でどこにも記録が残っていないと、ダブルブッキングに気づくのは直前になりがちです。
搬入時間や出店条件がわからなくなる
はじめて出店する場所では、確認しなければならないことがいくつも出てきます。搬入・撤収の時間、電源を借りられるかどうか、当日の連絡先など、電話口でメモを取ったつもりでも、どこに書いたか分からなくなることがあります。メールでやりとりしていても、あとから遡って探すのはひと手間です。
条件は、出店場所だけでなく、時期や日によっても異なります。どこも同じだろうと思って動いてしまうことは、当日のトラブルにつながりかねません。
出店当日に忘れ物をする
必要な持ち物も、出店場所によって変わります。電源を借りられない場所なら、発電機やポータブル電源（持ち運べる大容量バッテリー）が必要です。場所に応じて販売商品を変えるなら、用意する材料や仕込みも変わってきます。
慣れや感覚で準備してしまうと、忘れ物によって営業に支障が出ることもあります。
出店予定に紐づけて記録しておきたい6項目
出店の直前で焦ったり、ミスを起こしたりしないためには、場所と日時の他にも記録しておきたい情報があります。出店場所への到着時間や持ち物、出店料についてなど、事前に確認すべき情報をまとめておくと、確認がスムーズです。
6つの項目は、次のとおりです。
項目 | 記録する内容 |
|---|---|
出店場所 | 出店場所名／住所（地図リンク）／現地の連絡先 |
出店日と販売時間 | 出店日／販売開始時刻／販売終了時刻 |
搬入・撤収の時間 | 搬入の開始と終了の時刻／撤収の開始と終了の時刻 |
販売商品 | 販売商品／持っていく数／バリエーション |
持ち物 | 釣り銭・延長コード・発電機 など |
出店料の条件 | 固定か歩合か／その割合・金額 |
出店予定を管理する方法は、自分に合ったもので構いません。紙の手帳、スマートフォンのカレンダー、メモアプリ。ただし、あちこちに記録してしまうと、かえって管理が複雑になります。確認に手間がかかり、変更があったときの更新も追いつかなくなります。6つの項目を1か所で確認できる状態にしておくと、予定管理がしやすくなります。
出店料の条件も一緒に記録しておく
見落とされやすいのが出店料です。支払方法は出店場所によって異なり、固定額のこともあれば、売上に対する歩合のこともあります。
歩合制では、営業後に売上を報告する取り決めになっていることが多いです。当日になって出店料がわからず焦らないよう、金額と支払方法も予定と一緒に記録し、スムーズに支払えるよう準備しておくと安心です。
出店料の相場や支払方法の種類は、別の記事で詳しく扱っています。
定期出店とイベント出店 — 気をつけることはどう違う？
同じ出店予定でも、定期出店とイベント出店では気をつけるポイントが変わります。たとえば、次のような観点です。
観点 | 定期出店 | イベント出店 |
|---|---|---|
抜けやすい情報 | いつもと違う日の出店 | イベントごとに異なる条件 |
起きやすい失敗 | 変更連絡の見落とし | 予定の重複、条件の聞き漏らし、忘れ物 |
定期出店は「いつもと違う日」に注意
曜日固定で出店することが多い定期出店。慣れてくると、予定の確認そのものが減っていきます。そのため、気をつけたいのは「いつもと違う日」です。
祝日や連休の関係で出店場所自体が休みになる、夏と冬で営業時間が変わる、など。出店場所の管理者とやりとりして、先々の予定まで確認しておくと安心です。
繰り返しの予定として記録しておき、日時や条件の変更がわかった時点ですぐ直しておくことを習慣づけると、変更の見落としを防ぎやすくなります。
イベント出店は条件を1件ずつ確認する
イベント出店は、毎回の条件を特に入念に確認する必要があります。搬入・撤収の時間、電源の有無、出店料の割合、雨天時の対応など。イベントごとに条件は異なるものとして、毎回確認するのが確実です。
自分でイベント出店に応募する場合は、まだ出店が確定していなくても、応募した時点で仮予定として記録しておきましょう。うっかり応募したことを忘れて、別の予定を重ねてしまうのを防ぐためです。
応募の時点でわかっている条件も、一緒に記録しておきます。出店が決まったり、出店依頼を受けたりして予定が確定したら、改めて条件を確認し、仮予定から確定予定に変更しておきましょう。
出店予定の管理をアプリにまとめるという選択肢
こうした情報を1か所で管理する方法のひとつが、キッチンカー・移動販売向けのアプリです。
手帳や一般的なカレンダーアプリでも、出店予定を管理できますが、プライベートの予定と混ざって見分けづらくなることもあります。搬入・撤収の時間や販売商品など、キッチンカーならではの情報をまとめて記録したい場合は、キッチンカー・移動販売向けのアプリを利用するという選択肢もあります。
Shuppa（シュッパ）は、キッチンカーなど移動販売の事業者に向けて作られたアプリです。出店予定の管理から、レジ、売上の分析までをスマートフォン1台で行えます。
キッチンカーの出店予定に必要な情報をまとめて登録
Shuppaの出店予定に登録できるのは、日時と出店場所だけではありません。搬入・撤収の時間、その日の販売商品、メモ、さらにPDFなどの資料も一緒に登録できます。出店予定の情報が1か所にまとまるため、メールなどを遡って確認する手間を減らせます。また、リマインド通知を設定しておけば、持ち物や搬入・撤収の時間などを事前に確認できます。
毎週・隔週・毎月の繰り返し設定もあるため、定期出店の予定をひとつひとつ登録する必要はありません。先々の日程まで登録しておけば、ダブルブッキングにも気づきやすくなります。
出店予定の登録が、告知・集客にもつながる
さらにShuppaには、登録した出店予定から、SNS投稿用のカレンダー画像を作る機能や、お店のWebサイトを作って公開する機能もあります。
このように、日々の予定管理のために登録した情報を、そのまま集客に活用できることも、キッチンカー・移動販売向けのアプリを使うメリットです。
Shuppa（シュッパ）Shuppaはキッチンカー・移動販売事業者さんのためのアプリです。予定管理や当日のレジ業務、宣伝、売上分析まで、スマホひとつでサポートします。
まとめ
出店予定の管理が不十分だと、予定の重複・条件の聞き漏らし・当日の忘れ物が起こりやすくなります。これらのミスを防ぐために大切なのは、出店予定に関する情報を1か所にまとめて記録しておくことです。
出店予定に紐づけて記録しておきたい項目は次の6つです。
- 出店場所
- 出店日と販売時間
- 搬入・撤収の時間
- 販売商品
- 持ち物
- 出店料の条件
また、定期出店かイベント出店かによっても、気をつけるべきポイントが異なります。定期出店では、「いつもと違う日」に注意が必要です。イベント出店で気をつけたいのは、イベントごとに変わる条件を毎回漏れなく記録しておくことです。
手帳やカレンダー、移動販売向けのアプリなどを比較しながら、自分に合った予定管理の方法を見つけてみてください。